📖 Введение
Этот гайд — пошаговая инструкция для Управляющего магазином DNS по открытию, закрытию и релокации филиалов.
🔄 Релокация (открытие/закрытие)
Совмещает закрытие на старом месте и открытие на новом.
- Трек А — старая точка: инвентаризация → демонтаж → вывоз → возврат помещения → акт
- Трек Б — новая точка: полный цикл открытия (шаги 1–5)
🏗️ Открытие филиала
Полный цикл открытия — от осмотра помещения до открытия для покупателей. 5 шагов.
Шаг 1Подготовка
- За 1 месяц до предполагаемой даты приёма помещения от арендодателя направьте письмо на почту
branch.new.Ural@dns-shop.ruс темой «Открытие филиала [название]». В письме укажите:
- Планируемая дата подписания договора аренды
- Формат подразделения (магазин и его формат)
- Общая площадь и расположение (ТЦ, жилой дом, отдельное здание, этаж)
- Планируемая дата передачи помещения
- Предполагаемая дата первой поставки материалов для СМР и торгового оборудования
- Планируемая дата открытия для покупателей
- Обзорная фотография здания со стороны основного трафика
- Ограничения по дневным и ночным работам
- Ограничения по времени выгрузки и объёму ТС/подъездам
- ФИО и контакт руководителя подразделения
- Точный адрес подразделения
- Заполненный файл с конкурентами для ком. отдела (для РРС)
В копию письма добавьте ответственных по РРЦ, к которому привязан филиал.
До начала работ письменно согласуйте перечень ремонтных работ с арендодателем — это зафиксирует объём, стоимость и судьбу неотделимых улучшений. 📎 Шаблон письма о согласовании
Шаг 2Планограмма
Полная версия планограммы должна быть готова до старта работ. Отдел АХО не запускает в работу филиал по планограмме в «сыром виде».
Каждая следующая вкладка заполняется только после проверки/утверждения предыдущей.
2.1Концепт▼
Отрисуйте принципиальное расположение:
- помещений и их назначение (склад, приёмка, СУ, кухня, подсобка)
- витрин, зон товара, проходов, путей эвакуации
- сервисных зон (касса, выдача, кредит, самообслуживание, УМ, РМ в ТЗ)
- важных/дорогих товарных категорий (стекло, ноутбуки и т.п.)
- мест работы с товаром (дебаркадер, погрузка, выгрузка, приёмка)
Если на потолке или колоннах есть выпирающие элементы — отметьте их комментарием с общей обзорной фотографией.
Согласуйте концепт с РД/ЗРД и Руководителем/Замом АХО.
2.2Текущее состояние▼
Перенесите обмерный план. Отразите всё, что есть в помещении:
- Стены — ширина, высота, описание покрытия
- Перегородки — ширина, высота, описание
- Двери и дверные проёмы — размеры
- Окна и подоконники — размеры
- Батареи, раковины — размеры, расположение
- Вентиляционные трассы, вытяжки — размеры, описание
- Лотки с электрикой — размеры, описание
- Щиты вводно-распределительные — размеры
- Пожарные гидранты — с фото
- Витражи, стекло — с фото
- Перилла, бордюры, ступеньки — размеры
Дополните обмерный план общими обзорными фотографиями по периметру.
2.3Отделка▼
На вкладке отражаются все отделочные работы. Работы отмечаются выносками с каждой поверхности:
- Красные выноски — демонтаж (с размерами)
- Зелёные выноски — монтаж и возведение (с размерами)
- Жёлтые выноски — окраска (с цветом RAL)
Окрас стен: верхняя часть до уровня светильников 1 метр — оранж (фриз), снизу — беж.
Обязательно разметить защиту проёмов: ролеты, решётки, двери, СКУДы.
2.4Электрика▼
Перенесите утверждённый концепт на вкладку электрики.
Освещение: железобетонное расположение стеллажей и мебели — для светотехнического расчёта + тип потолка + высота. Разметьте существующие светильники цветом на вкладке:
- Зелёные — действующее освещение (остаётся)
- Красные — нерабочие светильники (демонтаж)
- Жёлтые — существующее аварийное освещение
Фото щита: обязательно приложите общий план щита и детальное фото внутрянки с читаемой маркировкой автоматов и счётчика — это нужно для определения точки ввода и мощности.
Розеточная сеть: расставить по стенам/колоннам/перегородкам:
- Рабочие места (1 гнездо на устройство)
- Складские ПК (3 двойных)
- Кассы (3 двойных на кассу)
- Серверы (1 двойная + видеосервер)
- АДМ, ТСО, постамат, модули самопроверки
- Антикражные ворота (1 двойная)
- Стеклянные витрины (1 двойная на 2 секции + сигналка)
- СКУДы
- Вывод под рекламу
На витринах подписать: название товара, количество, сколько уровней.
2.5Планирование ИТ инфраструктуры▼
Серверный шкаф: на складе. Вешается или на стеллаж глубиной ≥60 см. Выделенная линия 220В 3×2,5 с заземлением, отдельный АВ ≥10А.
Камеры: входные группы, кассы, ТСО, выдача, приёмка, склад, ценный товар, площадка разгрузки/погрузки.
Точки доступа: 1 на 300 кв.м.
Места вывода RJ45: рабочие места, УМ, приёмка, выдача, ТСО (2), принтер, касса (3-4), IP-телефон, DECT, электронная очередь, постамат.
Антивор — камера распознавания лиц. Устанавливается на входной группе:
- Расстояние от антикражных ворот — 5 м
- Высота — 2,4–2,7 м от пола
- 1 камера на 3 метра ширины проёма
2.6Торговое и складское оборудование («Ёлочки»)▼
Складские стеллажи: отрисовать по размеру. На каждой секции указать:
- высоту рамы, ширину секции, глубину полки, количество ярусов
- что размещается (МБТ/ТВ/Красота и т.д.)
Торговое железо: нарисовать витрины и «ёлочки», подписать товар. Нумерация ёлочки и витрины должна совпадать.
Мебель: с точными размерами, каждый модуль по МебельБуку.
📐 Проектирование и согласования
После заполнения вкладок, опросников АР, ЭОМ, ОВиК по необходимости, отдел АХО запускает проектирование:
- Проект АР — на основе заполненного опросного листа и планограммы.
- Проект ЭОМ — на основе светотехнического расчёта (СТР, запрашивает отдел АХО у поставщика, на основе заполненной вкладки ЭОМ) и опросного листа, и требований ТУ от АРДД.
- Получите разрешения на установку доп. оборудования от ТЦ/собственника (кондиционеры, наружные блоки, роллеты, усиление проёмов).
- При необходимости добавляется раздел ОВиК (отопление, вентиляция, кондиционирование).
❌ Ошибки
АХО не запускает в работу филиал, если планограмма не прошла поэтапную проверку. Каждая вкладка утверждается отдельно.
Тиражируется на весь проект. Концепт должен быть утверждён до перехода к следующим вкладкам.
Непонятно какое будет кол-во полок и балок. Каждый стеллаж должен быть специфицирован.
Размещение наружных и внутренних блоков — только после письменного согласования с ТЦ/собственником.
Шаг 3Стройка
- Согласуйте ремонтные работы с арендодателем — направьте письменное уведомление с перечнем работ, чтобы зафиксировать объём, стоимость и судьбу неотделимых улучшений. 📎 Шаблон письма
- График Ганта — инструмент для регулировки и отслеживания СМР и поставки оборудования. Последовательность: приём помещения → СМР → поставка → сборка → приём + выставление → открытие для покупателей. 📊 Пример заполнения
- Фотоотчёт — 2 раза в неделю (вторник и четверг). Выявляйте расхождение с графиком: разница в работах выполненных vs запланированных.
Все объёмы работ фиксируются в письменной смете до выхода на объект. Изменения — только письменно с согласованием с АХО. Если возникают допы — сообщаете в чат ТГ.
Шаг 4Приёмка
- Проверьте всё по смете — сверьте выполненные работы с утверждённой сметой.
- Проверьте остатки строительного оборудования — если есть остатки, сообщите в АХО и только после их одобрения подписывается акт приёмки выполненных работ.
- Подпишите акт приёмки выполненных работ с подрядчиком после устранения всех замечаний.
- Открытие для покупателей!
🔒 Закрытие филиала
Закрытие филиала — 4 шага, чтобы вернуть помещение арендодателю без лишних затрат.
Шаг 1План закрытия
- За 1 месяц до предполагаемой даты возврата помещения арендодателю направьте письмо на почту
branch.closure.Ural@dns-shop.ruс темой «Закрытие филиала [название]». В копию добавьте ответственных по РРЦ.
В письме укажите:
- Статус филиала (переезд или закрытие)
- Дата закрытия для доступа покупателей
- Ограничения по ночным работам (есть/нет, нужен ли пропуск)
- Ограничения по дневным работам
- Какие кредитные эксперты работают на ТТ (для предупреждения Банка)
- Дата желаемого выхода подрядчика на СМР
- Дата желаемого завершения работ подрядчиком
- Дата передачи помещения арендодателю
- Дата затирки графика поставки/отгрузки
- Ближайший магазин для получения товара клиентом ИМ
- Проверить, что информация с сайта убрана (чтобы не падали заказы ИМ)
- Список всего комп. оборудования и оргтехники — дополнительно напрямую в Отдел
✅ Чек-лист задач по закрытию
- Создать ТГ-группу по закрытию, закинуть планограмму
- Оповестить клининг о закрытии
- Перевод сотрудников на другие точки
- Заказать баннеры закрыть стекло
- Вывоз АДМ
- Упаковочный материал (ВВП, скотч, стретч, картон)
- Планограмма по закрытию
- Создание отгрузок по КБТ для распределения
- Зануление ВЕ и СЕ
- Демонтаж РИМ (ДОР — отдел рекламы)
Шаг 2Демонтаж и вывоз оборудования
- Упакуйте всё торговое оборудование согласно 📎 Инструкции «Лишнее торговое оборудование» и отправьте по 📎 Схеме «Отправка мебели».
- Закажите упаковочный материал — ВВП, скотч, стретч-плёнка, картон (ориентир ~4 куба). Организуйте вывоз АДМ.
- Форма информации о раздаваемой мебели с филиала — 📋 Заполните форму, сначала раздаете по своему РРС, далее с учетом того что раздали, отправляете отредактированную форму в группу в ТГ, там уже раздает ответственный сотрудник АХО по всему дивизиону, и ответным сообщением скидывает вам список что куда поедет после проведения им раздачи.
- Список оборудования, отправляемого на сборку — 📎 Список оборудования на сборку
- Чёрные розетки после демонтажа отправьте на Склад оборудования ЕКБ.
Шаг 3Возврат помещения
- Согласование объёма работ по восстановлению помещения проводится совместными усилиями отдела АХО, Руководителей РРС и юр. отдела.
- На месте на все хотелки АРДД говорите, что передадите информацию руководству. Сами никаких обещаний не даёте.
📋Подрядчики и сопутствующие услуги
- Демонтажные работы:
- Стеклянные витрины — ищет специалист АХО из направления Торговое оборудование, занимается согласованием дат и выбором подрядчика. С вашей стороны вы сообщаете кол-во секций, сдвоенные (1 короб на 2 секции) или отдельно стоящие секции, их состояние, и прикладываете фото витрины, так же сообщаете раздавали ли вы их кому-то в своем РРС или у вас нет желающих на них. Также закажите баннеры для закрытия витрин при демонтаже.
- Демонтаж РИМ — занимается отдел рекламы (ДОР), они ищут подрядчика и согласовывают план работ.
- Строительно-монтажные работы (СМР) — ищет специалист АХО из строительного направления, занимается согласованием дат и выбором подрядчика. Вы указываете в планограмме максимально подробный план работ, для предварительного согласования стоимости.
- Охрана труда и жизнедеятельности (ОТ и БЖД) — куда девать огнетушители, таблички эвакуации и прочая информация, связанная с ОТ и БЖД — уточнить у специалиста по охране труда.
- Клининг — оповестить клиринговую службу о закрытии, если заключен договор на оказание клининговых услуг. По завершению СМР пригласить их для уборки помещения.
- Вывоз мусора — спросить контакты у специалиста по охране труда.
📐 Расширение площади
По сути — частичное открытие. Действующий филиал расширяется за счёт смежного помещения.
📐 Сокращение площади
По сути — частичное закрытие. Часть помещения возвращается арендодателю.
Применяются шаги 1–3 закрытия: план закрытия, демонтаж части оборудования, возврат части помещения. Акт — по соглашению с арендодателем.
📎 Шаблоны документов
Чистые формы для скачивания. Заполните и отправьте в АХО.